2) Videokonferenz - aber wie und womit?

Ist die Entscheidung für den Einsatz von Videokonferenz gefallen, stellt sich die Frage nach dem Wie: Mit welchen Systemen oder Tools sollen Videokonferenzen realisiert werden?

  • Videokonferenzsysteme
    Videokonferenzsysteme sind physische Produkte, also Hardware, und beinhalten eine Full-HD PTZ-Kamera, Mikrofone sowie den Videokonferenz-Codec, der mit dem Netzwerk verbunden ist.

  • Videokonferenzen über Software oder Apps
    Videokonferenzen, die über PC / Laptop mittels installierter Software-Tools (z.B. Skype) oder auf Tablet / Smartphones mit entsprechenden Apps durchgeführt werden.

    Webkonferenzen
    Videokonferenzen über Webbrowser (Chrome, Firefox) - z.B. via WebRTC.

In der folgenden Gegenüberstellung unterscheiden wir diese Formen der Videokonferenz in zwei Gruppen:

Business Videoconferencing versus Personal Videoconferencing

Business Videokonferenzen vs Personal Videokonferenzen

Business Videoconferencing

Personal Videoconferencing

Anwendung
Klassische Videokonferenz, die im professionellen Bereich eingesetzt wird. Ziel ist eine möglichst lebensnahe Konferenzsituation nachzustellen und ein Face-to-Face-Meeting zu ersetzen. Hieraus ergeben sich hohe Anforderungen an Bild- und Tonqualität, Übertragungsqualität sowie Datensicherheit.

Diese Form der Videokonferenz findet hauptsächlich im Consumer-Bereich Verwendung. Ziel ist der videogestützte Austausch von Informationen. Die Qualitäts- und sicherheitstechnischen Anforderungen sind eher gering.
Tools
'Echte' Videokonferenzsysteme im Sinne von Raumsystemen, teilweise auch Desktop-Systeme.

Software und Apps, die auf Rechnern oder Tablets installiert werden oder über Webbrowser laufen.
Location
Die Teilnehmer befinden sich im Konferenzraum. Videokonferenzsysteme werden typischer Weise im Konferenzraum eingesetzt: Eine Personengruppe sitzt am Konferenztisch und 'videokonferiert' mit einer oder mehreren Personengruppen.

Die Teilnehmer befinden sich an ihrem Arbeitsplatz oder sind unterwegs. Eine Einzelperson kommuniziert über PC, Laptop oder Tablet mit einer oder mehreren Einzelpersonen.
Beteiligte Parteien
Vorrangig werden Konferenzräume miteinander verbunden.
Optional: Zuschaltung von einzelnen Clients.

Schwerpunkt liegt auf der Vernetzung einzelner Clients.
Optional: Zuschaltung von Konferenzräumen.
Investitionskosten
In der Vergangenheit waren Investitionen in hochwertiges Videokonferenz-Equipment mit hohen Anschaffungs- und teils jährlich anfallenden Wartungskosten verbunden. Sony Videokonferenz-Systeme bieten jedoch ein attraktives Preis-Leistungsverhältnis und Lösungen auch für kleinere Budgets.

Je nach Tool keine oder geringe Anschaffungskosten. In der Regel fallen je Client Monatspauschalen an. Die Anmietung von virtuellen Meeting-Räumen oder Nutzung von Cloud-Diensten wird normalerweise auch über monatliche Gebühren berechnet.
Verwendete Hardware
Videokonferenzsysteme verfügen über eine (abgesetzte) PTZ-Kamera mit Schwenk-, Neige- und Zoomfunktion. Bestimmte Kamerapositionen lassen sich voreinstellen und bei Bedarf abrufen (Presets). Steuerung und Stromversorgung erfolgen gewöhnlich über den Codec.

Meist lassen sich entsprechend der Tischgröße auch mehrere Mikrofone anschließen. Dank Echo Cancelling werden störende Rückkopplungen eliminiert.

Der Videokonferenz-Codec codiert die eigenen Video-, Audiosignale von Kamera und Mikrofon und sendet sie an die Gegenstelle. Die einkommenden Signale werden decodiert und an die Ausgabemedien weitergeleitet.

Die Videoausgabe erfolgt idealerweise an ein oder mehrere großformatige Displays, auf denen die Teilnehmer klar zu erkennen sind. Der Ton kann über die Lautsprecher des Bildschirms oder über mit dem Codec verbundene externe Lautsprecher ausgegeben werden.

Laptops und Tablets haben oft eine integrierte Kamera, bei PCs werden externe Webcams anschlossen. Die Kameras verfügen über einen vergleichsweise eingeschränkten Leistungsumfang, der auf die Erfassung der Person vor dem Gerät ausgerichtet ist.

Ein Mikrofon kann ebenso wie die Kamera bereits im Gerät integriert sein oder extern (z.B. via Headset) angeschlossen werden.

Die auf dem Rechner installierte Software oder App greift auf die eingestellten Video- und Audioquellen (Webcam und Mikrofon) zu und stellt via Internet eine Verbindung zur Gegenstelle her.

Als Ausgabemedien werden das im Gerät eingebaute Display und interne oder externe Lautsprecher (z.B. Headset) verwendet.
Interoperabilität
IP basierte Videokonferenz basiert auf einem von der Internationalen Fernmeldeunion ITU-T empfohlenen Protokoll (H.323 Standard). Dieser Standard gewährleistet, dass Videokonferenzsysteme unabhängig vom Hersteller untereinander kommunizieren können.

Kommunikation nur innerhalb der Anwendung: User einer bestimmten Software oder Web-Applikation können in der Regel immer nur mit Usern kommunizieren, die dasselbe Tool einsetzen.
Bandbreite
Der H.264 Standard ermöglicht eine Komprimierung der entstehenden Videodaten. Dadurch reduziert sich insbesondere bei Mehrpunkt-Verbindungen die benötigte Bandbreite.

Abhängig vom Tool wird eine teils bis zu 5x höhere Bandbreite benötigt als mit Videokonferenzsystemen.
Sicherheit
Idealerweise steht eine separate Leitung für Videokonferenzen zur Verfügung. Ist dies nicht möglich, erhält das Videokonferenzsystem im Firmennetzwerk eine interne IP-Adresse, an die der Router via NAT eingehende Anrufe weiterleitet. Die externe Kommunikation zwischen Videokonferenzsystemen erfolgt über bestimmte Ports, welche der Systemadministrator explizit freischaltet, und kann, abhängig vom System, bei Bedarf verschlüsselt werden.

Die Datenhoheit bleibt bei den konferierenden Parteien, es findet keine externe Speicherung statt.


Die Rechner befinden sich im eigenen Firmennetzwerk. Die installierte Videokonferenz-Software kommuniziert über proprietäre Codecs, welche die unternehmenseigene Firewall umgehen. Die Installation von Fremd-Software ist in vielen Unternehmen aus Sicherheitsgründen nicht gestattet. In der Regel findet keine (echte) Verschlüsselung der Videokonferenz-Kommunikation statt.

Die Verbindungen laufen über externe Server, die je nach Anbieter im In- oder Ausland gehostet werden.

Für wen eignet sich welche Form der Videokonferenz?

Um zu bestimmen, welche Form der Videokonferenz die für Sie geeignete ist, überlegen Sie sich Folgendes:

Wie planen Sie Videokonferenzen in Ihrem Geschäftsalltag einzusetzen?
Möchten Sie mit Videokonferenz primär die Kommunikation zwischen Einzelpersonen über Laptops ermöglichen (z.B. zwischen Außendienstmitarbeitern im Home Office) oder wollen Sie Teams an verschiedenen Standorten miteinander verbinden (z.B. wenn regelmäßg Meetings zwischen Unternehmensstandorten stattfinden)?

Bei dieser Frage geht es um die Haupt-Einsatzzweck, soll heißen, die Entscheidung für das eine schließt die Ergänzung um das andere nicht aus und Mischformen sind jederzeit möglich.
Beispielsweise könnten in eine Videokonferenz-Schaltung zwischen zwei Konferenzräumen zusätzlich ein oder mehrere Laptop- oder Tablet-User dazugenommen werden: Die Sony App PCS-MEP ermöglicht die Verbindung von Mobilgeräten zu Sony Videokonerenzsystemen. Gleichermaßen können wir Ihnen Lösungen für Windows-PCs / Laptops oder Mac-Rechner anbieten.

Umgekehrt kann es sinnvoll sein, dass in einer Videokonferenz zwischen mehreren PC-Clients zusätzlich ein Konferenzraum dazugeschaltet werden soll. Anstelle einer Webcam würde sich für diesen jedoch eine leistungsfähigere PTZ-Kamera mit USB-Anschluss empfehlen, die alle Teilnehmer am Konferenztisch in hoher Qualität erfasst - wie die Sony USB-PTZ-Kamera SRG-120DU.

Genügt Ihnen 'videounterstützte Telefonie' oder ist Ihr Ziel, echte Face-to-Face-Meeting-Situationen bestmöglich zu simulieren?
Nicht für jeden Informationsaustausch bedarf es eines Videobilds des Gegenübers (sonst wären E-Mail und  Telefon schließlich überflüssig). Überlegen Sie daher, in welchen Fällen von PC basierter Videokommunikation echter Mehrwert für Sie zu erwarten ist im Vergleich zu z.B. einem Telefonat. Bei vorwiegend lapidaren Gesprächsinhalten kann die Verfügbarkeit eines Videotools im besten Falle 'nice to have', im schlechtesten Falle durch 'Übernutzung' sogar kontraproduktiv sein.
Anders dagegen, wenn voneinander entfernte Teams an einer Problemstellung oder einem Konzept arbeiten oder Geschäftspartner wichtige Informationen diskutieren. Hierfür sind nonverbale Signale und eine Kommunikation möglichst nah an einem Face-to-Face-Erlebnis wichtig, um mühelos, unmissverständlich und effektiv zu kommunizieren. Professionelle Videokonferenz ist eben mehr als 'Bildtelefonie'.

Welchen Stellenwert wünschen Sie sich für Ihre virtuellen Meetings?
Eine Videokonferenz, zu der sich die Beteiligten im Konferenzräumen zusammen finden, signalisiert den Teilnehmern womöglich eine andere Wertigkeit der Konferenz als wenn jeder für sich vor seinem PC säße.
Da in der Regel mehrere Personen im Konferenzraum vor Ort anwesend sind und dadurch per se ein formellerer Rahmen gegeben ist, bleiben Business Videokonferenzen sachorientierter, fokussierter und näher am Thema als es vielleicht User wären, die 'leger' via Rechner kommunizieren - und womöglich nebenher andere Dinge erledigen.

Soll Ihr Konferenzraum auch repräsentative Zwecke erfüllen?
Wenn Manager oder Geschäftsführer wichtige Besprechungen aus ihrem Konferenzraum mit professionellem Videokonferenz-Equipment durchführen, ist die Anmutung eine andere als wenn sie vor einem Laptop mit integrierter oder externer Webcam sitzen.
Die Entscheidung für ein professionelles Videokonferenzsystem hat nicht zuletzt mit dem Bild zu tun, das ein Unternehmen gegenüber Kunden, Geschäftspartnern aber auch den eigenen Mitarbeiter vermitteln möchte.
Würden Sie als Außendienstmitarbeiter zu einem Kundentermin im 'billigen' Kleinwagen vorfahren? Wohl kaum. Also warum sollten Sie bei einem Videokonferenz-Meeting weniger auf Ihre Außenwirkung achten?

Was sind Ihre Anforderungen in Bezug auf Professionalität, Übertragungs-, Bild- und Ton-Qualität und auf die Sicherheit Ihrer Daten?
Schwierigkeiten beim Handling und eine unzureichende Qualität wirken sich unmittelbar auf die Motivation der Beteiligten aus, Videokonferenzen als festen Bestandteil der Unternehmenskommunikation zu betrachten und zu leben. Umgekehrt fördern eine positive Erfahrung mit dem Medium dessen Akzeptanz.

Professionelle Videokonferenzsysteme bieten bei entsprechenden Rahmenbedingungen (gute Verbindung und ausreichende Bandbreite) ein Mehr an Komfort und Funktionen und liefern eine ausgezeichnete Bild- und Ton-Qualität. Dank Erhalt der eigenen Datenhoheit, restriktiver Portfreischaltung und der Möglichkeit verschlüsselter Verbindungen ist zudem ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet.

Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch von der Arbeitsgruppe VIKTAS (Videokonferenztechnologien und ihre Anwendungsszenarien) der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation e.V.:

Fazit

Software, App oder Web basierte Videokonferenz- oder Webkonferenz-Tools eignen sich primär als Einzelplatz-Lösungen. Sie werden daher überwiegend im Sinne von 'Videogesprächen' von Privatanwendern eingesetzt. Für den professionellen Einsatz bei Teambesprechungen zwischen unterschiedlichen Standorten eignen sich vielmehr echte Videokonferenzsysteme - optional ergänzt um Single Clients.

Sony Videokonferenzsysteme adressieren in erster Linie professionelle Anwender, die ihre Konferenzräume an zwei oder mehreren Standorten audiovisuell miteinander verbinden oder mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren möchten, ohne dabei in teure Infrastruktur-Lösungen investieren zu müssen.

Anfrage

X